Certidão negativa de débitos: o que é, para que serve e como emitir

Há ocasiões em que não basta ter os impostos em dia, mas é necessário também comprovar isso. E é para atestar que uma pessoa ou empresa está com a situação regularizada junto às autoridades públicas que existe a certidão negativa de débitos.  

Trata-se de um documento emitido por uma esfera do governo (pode ser federal, estadual, municipal ou de outra ordem) que atesta que uma pessoa ou empresa não possui débitos pendentes, como dívidas fiscais ou trabalhistas. 

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É mais comum que esse documento seja solicitado a empresas, mas pode ser que pessoas físicas também precisem comprovar uma ausência de débitos. Por isso, se você tem alguma dúvida sobre a certidão negativa de débitos, sua utilidade e como obtê-la, vamos te ajudar com este texto. 

Para que serve a certidão negativa de débitos?

Uma certidão negativa de débitos serve como um comprovante, atestado por uma autoridade governamental, de que certa pessoa ou empresa não tem pendências financeiras ou administrativas a serem resolvidas. 

A importância da certidão negativa de débitos está em ser uma comprovação pública sobre a regularidade da situação de quem a solicita, seja para fins pessoais ou profissionais. Ela pode ser exigida na hora de contratar empréstimos ou financiamentos, por exemplo. Ou, no caso de empresas, em processos licitatórios, na aquisição de bens ou na aquisição de outra empresa. 

Como tirar uma certidão negativa de débitos?

É importante esclarecer que existem muitos tipos de certidões negativas de débitos. Elas podem ser emitidas por diferentes esferas de governos, e relativas a diferentes tipos de débitos. Geralmente, a certidão negativa de débitos pode ser solicitada online, e obtida rapidamente pela pessoa ou empresa sem custos. Mas há casos em que pode ser necessário o comparecimento presencial a alguma instalação do governo, e o pagamento de uma taxa para emissão da certidão. 

Ou seja, antes de tudo é necessário verificar qual é a autoridade responsável pela situação que você precisa emitir, dependendo do tipo de débito que precisa ser consultado. Por exemplo, se você precisa atestar a regularidade de sua situação fiscal, deverá se dirigir à Receita Federal. 

Veja como tirar sua certidão negativa de débitos em alguns dos casos mais comuns e importantes: 

• Certidão de regularidade fiscal junto à Receita Federal: a Receita Federal tem um processo bastante simples para emitir esse documento, que atesta que a pessoa ou empresa não tem impostos atrasados junto ao governo federal. Basta entrar no site da Receita Federal, na área para pessoas físicas, ou, se for o caso, na área para pessoas jurídicas. Há, ainda, um local específico para documentos ligados a imóveis rurais. Aí é só informar o CPF, CNPJ ou NIRF, e a certidão será emitida; 

• Certidão negativa de débitos estaduais: emitida pelo órgão fiscal estadual, esta certidão comprova que a pessoa ou empresa não tem débitos pendentes de impostos do Estado em que é contribuinte. Para obtê-la, é necessário consultar o órgão referente ao seu Estado. Em São Paulo, por exemplo, a certidão pode ser obtida online e gratuitamente no site da Secretaria da Fazenda e Planejamento. Basta clicar no link e preencher o CPF ou CNPJ; 

• Certidão Negativa de Protesto: esta certidão atesta e comprova a inadimplência ou não de uma determinada pessoa física ou jurídica junto a cartórios de protesto. Quer dizer, comprova que não existem títulos (contas, parcelas de financiamentos, etc) protestados no nome de alguém. Para emiti-la, basta acessar o site dos cartórios de protesto do Brasil, fazer um cadastro com suas informações (incluindo o CPF ou CNPJ para o qual depois será solicitada a certidão), e fazer a consulta pelo documento na página inicial do site. Ao solicitar a certidão, será necessário preencher um curto formulário; 

• Certidão negativa de débitos trabalhistas: esta certidão atesta que uma pessoa ou empresa não tem dívidas trabalhistas com funcionários atuais ou do passado. Ela pode ser obtida no site do Tribunal Superior do Trabalho (TST), também informando CPF ou CNPJ do solicitante. 

Como emitir certidão negativa de débitos municipais?

A certidão negativa de débitos municipais é emitida pelo órgão fiscal municipal, geralmente uma Secretaria da Fazenda. Essa certidão comprova que a pessoa ou empresa não tem débitos pendentes junto à prefeitura. Assim como no caso da certidão estadual, este documento pode exigir procedimentos diferentes a depender da cidade onde for solicitada. No caso de São Paulo, a certidão negativa de débitos municipais pode ser emitida no site da Secretaria da Fazenda. Ao acessar o site, é preciso escolher o tipo de certidão desejada: 

• Certidão Tributária Mobiliária: atesta que não há débitos para o ISS e outros impostos que possamser cobrados de pessoas ou empresas na cidade. Exige apenas informar o CPF ou CNPJ; 
• Certidão tributária de IPTU: atesta a regularidade de um imóvel junto à prefeitura. Exige informar o SQL do respectivo imóvel. 

Quem pode pedir certidão negativa de débitos?

Como visto nos exemplos acima, qualquer pessoa ou empresa pode solicitar uma certidão negativa de débitos nos casos mais comuns. Geralmente, só é necessário informar o CPF ou CNPJ, e possivelmente alguma informação complementar. 

Vale lembrar que essas certidões também são importantes para MEIs, que são empresas individuais, mas que, dependendo da ocupação, pode ter um número limitado de funcionários. Por isso e por outros motivos, se você tem MEI, é muito importante manter o pagamento da guia mensal de arrecadação de impostos para essas empresas, a Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Se você não sabe como gerar essa guia, temos um texto explicando cada passo para você emitir o DAS. 

Agora, você já sabe como emitir uma certidão negativa de débitos em todos os casos mais importantes. Quer mais dicas? Vem entender como funciona o INSS para autônomo, e como ele ajuda nos planos para aposentadoria desses profissionais.